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MEPA: istruzioni, novità e guida all’uso del portale acquisti PA

MEPA: istruzioni, novità e guida all’uso del portale acquisti PA

Molti interventi nella pubblica amministrazione previsti dal Decreto Rilancio, come quelli attinenti alla sicurezza sanitaria a contrasto dell’emergenza Covid-19, al potenziamento della digitalizzazione e delle gare telematiche, alla semplificazione amministrativa, ai lavori di adattamento degli edifici pubblici, possono essere realizzati rapidamente grazie al sistema del Mepa (Mercato elettronico della pubblica amministrazione).

Le cui categorie merceologiche coprono ormai quasi tutti i fabbisogni della Pa, dai beni e servizi fino ai lavori di manutenzione.

Cos’è il Mepa?

Il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (Mepa) è il sistema telematico di e-procurement che consente acquisti basati su procedure di scelta del contraente per via elettronica e telematica dal portale web, gestito da Consip, la centrale acquisti della pubblica amministrazione italiana, per conto del Ministero dell’Economia e delle Finanze. E utilizzato dalle amministrazioni pubbliche italiane per effettuare acquisti diretti di prodotti o servizi dalle imprese e dai professionisti, per un valore che non superi le soglie comunitarie. Ovvero: 134mila euro per le Pa centrali e 207mila euro per le altre amministrazioni.

L’iscrizione al MEPA consente ai liberi professionisti e alle aziende, soprattutto per le Pmi, di partecipare ai bandi pubblici e di mettersi in contatto con le pubbliche amministrazioni. Offrendo e negoziando i loro beni e servizi attraverso un catalogo di prodotti e servizi visibile ai potenziali acquirenti e ai concorrenti. I comportamenti d’acquisto delle amministrazioni acquirenti devono rispettare le norme previste in materia di affidamento di appalti pubblici.

MEPA e Pubblica Amministrazione

Sono legittimati ad aderire al sistema di approvvigionamento delle Convenzioni stipulate dalla Consip e ad operare acquisti attraverso il Mercato Elettronico:

  • le amministrazioni statali ordine e grado e le istituzioni, compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative
  • le aziende ed amministrazioni dello stato ad ordinamento autonomo
  • le regioni, le province, i comuni, le comunità montane, consorzi e associazioni
  • le istituzioni universitarie
  • le amministrazioni, le aziende gli enti del servizio sanitario nazionale
  • le amministrazioni territoriali non regionali
  • gli organismi di diritto pubblico
  • le società a totale partecipazione pubblica inserite nel conto consolidato istat
  • gli istituti autonomi case popolari
  • le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni
  • gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali
  • l’agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (Aran)
  • le agenzie di attività a carattere tecnico-operativo di interesse nazionale, in atto esercitate da ministeri ed enti pubblici (D.Lgs. n. 300/1999)
  • le onlus e le organizzazioni di volontariato
  • le stazioni appaltanti: le amministrazioni aggiudicatrici, le societá con capitale pubblico, gli enti aggiudicatori
  • Le amministrazioni statali centrali e periferiche, ad esclusione degli istituti e delle scuole di ogni ordine e grado, delle istituzioni educative e delle istituzioni universitarie, nonché gli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale pubblici e le agenzie fiscali, per gli acquisti di beni e servizi di importo pari o superiore a 5.000 euro e al di sotto delle soglie comunitarie, sono tenute a fare ricorso al mercato elettronico della pubblica amministrazione.

La Legge di Bilancio 2019 ha elevato la soglia relativa all’obbligo di ricorrere al MEPA. Il limite di importo superato il quale tutte le Pa sono tenute a effettuare acquisti di beni e servizi attraverso il MEPA, infatti, è passato da mille euro a 5mila euro. Sono esclusi dalla categoria di beni acquistabili i lavori e i servizi tecnici inerenti a opere di ingegneria e agricoltura, il cui approvvigionamento può avvenire al di fuori del MEPA.

È stato reso più facile per i fornitori vendere beni e servizi alla Pa, grazie a:

  • l’eliminazione del requisito capacità economico/finanziaria da parte delle imprese che intendono accreditarsi sul MEPA che prevedeva un fatturato annuo di 25mila euro;
  • l’abolizione dell’obbligo di pubblicare un catalogo di beni e servizi per accreditarsi sul mercato elettronico;
  • la possibilità di abilitare Reti di impresa, gli aderenti alle associazioni di tipo non ordinistico e, più in generale, chi svolge attività professionale non organizzata (legge n. 4/2013).

MEPA e appalti pubblici

In base all’articolo 328 del regolamento approvato con Dpr n. 207 del 5 ottobre 2010, fatti salvi i casi di ricorso obbligatorio al mercato elettronico previsti dalle norme in vigore, le stazioni appaltanti possono stabilire di procedere all’acquisto di beni e servizi attraverso il mercato elettronico realizzato dalla medesima stazione appaltante ovvero attraverso il MEPA ovvero attraverso il mercato elettronico realizzato dalle centrali di committenza di riferimento. Questo nel rispetto dei principi di trasparenza e semplificazione delle procedure, di parità di trattamento e non discriminazione.

Le stazioni appaltanti abilitano al mercato elettronico i fornitori di beni e i prestatori di servizi tramite uno o più bandi aperti per tutta la durata del mercato elettronico a qualsivoglia operatore economico che soddisfi i requisiti di abilitazione. I bandi di abilitazione sono pubblicati in conformità della disciplina applicabile per le procedure sotto soglia. E indicano l’indirizzo del sito informatico presso il quale è possibile consultare la documentazione della procedura direttamente e senza oneri.

Il bando di abilitazione al mercato elettronico contiene, tra l’altro:

  1. categorie merceologiche per settori di prodotti e servizi in cui è organizzato il mercato elettronico;
  2. specifiche tecniche, costruttive e di qualità dei beni, nonché i livelli dei servizi che devono possedere i beni e servizi offerti dai fornitori abilitati;
  3. modalità e i requisiti, soggettivi ed oggettivi, necessari per le domande di abilitazione ed i principi di valutazione delle stesse, nonché l’indicazione delle eventuali procedure automatiche per la loro valutazione;
  4. durata dell’abilitazione dei fornitori a partecipare al mercato elettronico;
  5. indicazione del sito informatico nel quale sono rese disponibili al pubblico ulteriori informazioni. Con particolare riferimento ai mezzi telematici disponibili per la presentazione delle domande di abilitazione; agli strumenti informatici e telematici messi a disposizione degli utenti per la pubblicazione dei cataloghi e l’invio delle offerte; alle informazioni sul funzionamento del mercato elettronico; alle fattispecie di sospensione ed esclusione del singolo fornitore; alle modalità ed ai criteri per la dimostrazione da parte degli offerenti del possesso dei requisiti soggettivi ed oggettivi e la loro permanenza.

Avvalendosi del mercato elettronico le stazioni appaltanti possono effettuare acquisti di beni e servizi sotto soglia:

  • attraverso un confronto concorrenziale delle offerte pubblicate all’interno del mercato elettronico o delle offerte ricevute sulla base di una richiesta di offerta rivolta ai fornitori abilitati;
  • in applicazione delle procedure di acquisto in economia.
  • Nel caso di richiesta di offerta, la stazione appaltante fissa un termine sufficiente per la presentazione delle offerte. Se sono consultati più fornitori abilitati, il sistema informatico di negoziazione del mercato elettronico provvede a predisporre automaticamente una graduatoria sulla base dei criteri scelti dalla stazione appaltante tra le opzioni proposte dal sistema stesso. Il contratto è stipulato per scrittura privata, che può consistere anche nello scambio dei documenti di offerta e accettazione firmati digitalmente dal fornitore e dalla stazione appaltante. La stazione appaltante procede nei confronti dell’esecutore alle verifiche circa il possesso dei requisiti previsti e della cauzione definitiva, e a rendere noto ai controinteressati l’esito della procedura.

Gli acquisti effettuati attraverso il mercato elettronico sono realizzati seguendo i principi di sicurezza previsti dalle disposizioni in materia di trattamento dei dati personali, secondo le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale (d.lgs. n. 82 del 7 marzo 2005) e nel rispetto delle regole per le comunicazioni (art. 77 del d.lgs. n. 163/2006, Codice dei contratti pubblici).

Categorie del MEPA

Ad oggi le categorie presenti nel MEPA sono le seguenti:

  • Arredi 104 (arredi e complementi di arredo)
  • Beni e Servizi Cimiteriali e Funebri
  • BSS – Beni e Servizi per la Sanità
  • Cancelleria 104
  • Carburanti, Combustibili, Lubrificanti e Liquidi Funzionali
  • Elettrici 105 – Servizi di manutenzione degli impianti elettrici
  • Elevatori 105 – Servizi di manutenzione degli impianti elevatori
  • Eventi 2010 – Servizi per eventi e per la comunicazione
  • Facility Management Urbano
  • FARMA (beni e servizi per la sanità)
  • Fonti rinnovabili ed efficienza energetica
  • Formazione
  • ICT 2009
  • Lavori di manutenzione – Ambiente e Territorio
  • Lavori di manutenzione – Beni del Patrimonio Culturale
  • Lavori di manutenzione – Edili
  • Lavori di manutenzione – Idraulici, Marittimi e Reti Gas
  • Lavori di manutenzione – Impianti
  • Lavori di manutenzione – Opere Specializzate
  • Lavori di manutenzione – Stradali, ferroviari ed aerei
  • Matel 103 – Materiale Elettrico
  • MePI: soluzioni per la Scuola
  • MIS 104 Materiale Igienico Sanitario, Beni Raccolta Rifiuti e Sacchi e Attivatori
  • Mobilità e Monitoraggio
  • Office 103 – Prodotti, servizi, accessori, macchine per l’ufficio ed elettronica
  • Prodotti alimentari
  • Promas 114 – Prodotti, materiali e strumenti per Manutenzioni, Riparazioni ed Attività operative
  • Servizi di accertamento e riscossione dei tributi
  • Servizi di Informazione
  • Servizi di logistica
  • Servizi di Manutenzione degli Impianti Antincendio
  • Servizi di raccolta, trasporto e trattamento dei rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche (Raee)
  • Servizi di supporto alle attività delle Pubbliche Amministrazioni
  • Servizi di Tesoreria e Cassa
  • Servizi di valutazione della conformità
  • Servizi di Vigilanza
  • Servizi Postali
  • Servizi Professionali
  • Servizi Sociali
  • SIA 104 – Servizi di pulizia e di igiene ambientale
  • Termoidraulici – Conduzione e manutenzione degli impianti termoidraulici e di condizionamento

La categoria corretta alla quale ci si può abilitare dipende dall’iscrizione dell’azienda alla camera di commercio, per specifiche attività. Occorre verificare la corrispondenza di tali attività alle categorie MEPA, consultando se necessario i documenti forniti dal sistema, che contengono tutte le informazioni riguardanti la categoria (regole, condizioni, limitazioni ecc.).

Il catalogo MEPA

Il catalogo è lo strumento con il quale i fornitori (aziende e professionisti) abilitati in una categoria per la quale sia prevista la compilazione di un catalogo, presentano sul portale i prodotti che possono vendere alle Pubbliche Amministrazioni, le quali possono accedere ai vari cataloghi acquistando direttamente i prodotti di cui necessitano.

Nel catalogo si possono inserire tutti i prodotti o i servizi che sono previsti dal Mepa per la categoria di abilitazione dell’azienda. L’elenco dei “Metaprodotti” può essere visualizzato nella documentazione specifica relativa alla procedura di abilitazione alla categoria, oppure nella pagina di gestione del catalogo.

L’inserimento dei prodotti nel catalogo dell’azienda costituisce un impegno di vendita nei confronti di tutte le Pa intenzionate all’acquisto,. Con le specifiche del caso: aree di fornitura, tempi di consegna, modalità di pagamento, quantità minime e massime di consegna. In base ai vincoli indicati, il fornitore è tenuto a concludere la vendita dei prodotti nel caso di acquisto diretto.

Per le attività che riguardano prevalentemente il settore edile, delle costruzioni e manutenzioni, la scelta da parte dell’autorità di gestione del portale è dovuta alla particolarità delle lavorazioni rientranti in queste categorie. Per queste non è disponibile l’opzione di acquisto diretto, ma solamente la Richiesta d’offerta (Rdo) o la Gara d’appalto.

Soluzioni di acquisto MEPA

Il MEPA fornisce alla Pubblica Amministrazione le seguenti soluzioni di acquisto:

1) Richiesta di offerta Rdo a invito

Tutte le Pubbliche Amministrazioni possono richiedere alle aziende iscritte, un servizio o un prodotto del quale necessitano. La richiesta d’offerta può essere inviata solamente alle aziende abilitate a fornire quel tipo di servizio o prodotto. Le aziende che ricevono una notifica con la richiesta, possono successivamente accedere alla sezione dedicata e inviare la propria offerta per il prodotto o il servizio richiesto dalla Pa.

Nella sezione dedicata, il fornitore controllare il documento di riepilogo nel quale sono contenute tutte le informazioni e le condizioni relative all’ordine. Sempre nella sezione dedicata alla Rdo, sono visualizzabili tutti i dettagli relativi alla stazione appaltante con la possibilità di contattarla tramite il portale per ulteriori chiarimenti.

2) Richiesta di offerta Rdo aperta

La procedura aperta è una richiesta, formulata dalla Pa, alla quale possono accedere tutte le aziende abilitate alla categoria di riferimento. L’Amministrazione definisce i termini del servizio o le caratteristiche del prodotto e le aziende possono accedere alla sezione dedicata e inviare la propria offerta economica.

Il criterio usuale di aggiudicazione scelto dalle Pa è il prezzo più basso ma, in alcuni casi, potrebbe essere “l’offerta economicamente più vantaggiosa”. Un particolare criterio di aggiudicazione per il quale è previsto in fase di offerta l’inserimento di documentazioni tecniche specifiche.

Le gare all’interno del MEPA sono basate su sistemi di negoziazione telematica. Per firmare i documenti si utilizza la firma digitale.

Le altre possibilità di acquisto da parte della Pa sono la trattativa diretta e l’ordine diretto di acquisto, accettando direttamente le condizioni inserite (prezzo, caratteristiche, ed altre modalità)

3) I pagamenti da parte delle Pa

Il MEPA consente velocità e semplicità delle procedure di pagamento, tramite la Fatturazione Elettronica, che garantisce una semplificazione delle procedure di controllo, e il rispetto delle scadenze previste per i pagamenti alle aziende.

Soggetti ammessi al MEPA

Sono ammessi a richiedere gratuitamente l’abilitazione al Mercato Elettronico tutti gli operatori economici che possono partecipare alle procedure di affidamento dei contratti pubblici (art. 45 d.lgs. n. 50/2016):

  • Singolo operatore economico;
  • Consorzio stabile;
  • Consorzio fra società cooperative di produzione e lavoro/Consorzio fra imprese artigiane;
  • Consorzio stabile partecipante con la propria struttura d’impresa;
  • Consorzio fra società cooperative di produzione e lavoro/Consorzio fra imprese artigiane partecipante con la propria struttura d’impresa;
  • Rete di imprese con soggettività giuridica;
  • Rete di imprese con soggettività giuridica operante con propria organizzazione d’impresa.
  • Non sono ammessi a richiedere l’abilitazione al Mercato Elettronico i raggruppamenti temporanei di imprese e i consorzi ordinari di concorrenti né le aggregazioni tra imprese aderenti al contratto di rete prive di personalità giuridica.

Profili di utenti che possono operare

I profili degli utenti che possono operare per una o più imprese sul portale sono:

Legale Rappresentante

È il soggetto dotato dei necessari poteri per richiedere la registrazione e l’abilitazione sulla piattaforma e procedere in nome e per conto dell’impresa. Incluso quelli di rilasciare dichiarazioni, presentare autocertificazioni, dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà, offerte e proposte, liste e cataloghi di Prodotti, inoltrare istanze e domande, presentare e/o richiedere documenti, rilasciare, ove richieste, quietanze, rinunce, garanzie e fideiussioni, negoziare e concludere contratti, in particolare attraverso la partecipazione alle apposite procedure previste dal Mercato Elettronico.

Il Legale Rappresentante deve essere in possesso di:

  1. Firma digitale
  2. Una casella di posta elettronica certificata
  3. Un personal computer collegato ad internet e dotato di un browser compatibile (Microsoft Internet Explorer 10 o superiore, Microsoft Edge, Mozilla Firefox 10 o superiore, Google Chrome 41.0.2272 o superiore)
  4. Un programma software per la conversione in formato pdf dei file che compongono l’offerta.

Operatore Delegato

È il soggetto autorizzato dal Legale Rappresentante dell’impresa allo svolgimento di una serie di attività operative in nome e per conto dell’impresa, come predisporre le domande di partecipazione alle gare e gestire gli ordini diretti e il catalogo.

I requisiti richiesti al libero professionista per l’abilitazione sono:

  1. Possesso di un numero di Partita IVA e Codice Fiscale
  2. Requisiti di onorabilità e quelli previsti dall’art. 80 del D. Lgs. 50/2016 (cause di esclusione)
  3. Assenza di condanne
  4. Iscrizione ad un Ordine, Albo o Collegio, ove prevista.

Procedura di registrazione

La procedura di registrazione consente alle imprese e ai professionisti di diventare utente del portale. Una volta registrato, l’utente può richiedere l’abilitazione della propria impresa o abilitarsi come Operatore delegato o Legale rappresentante, nel caso la sua impresa sia già abilitata.

Una Pa puoi abilitarsi come Punto ordinante o Punto istruttore per fare acquisti o come Operatore di Verifica per utilizzare il servizio Verifica degli Inadempimenti.

La procedura richiede sei passaggi:

  1. Inserire i dati anagrafici (nome, cognome, codice fiscale, data di nascita, stato provincia e comune) e alle informazioni di contatto (telefono, fax, e-mail).
  2. Selezionare l’ambito di appartenenza, scegliendo dal menù a tendina fra le quattro opzioni previste (pubblica amministrazione, impresa italiana, impresa Ue, impresa extra Ue).
  3. Inserire il numero di partita IVA e ricerca dell’impresa nel database del sistema (cliccare su “cerca”).
  4. Selezionare la ragione sociale della propria impresa da un elenco di imprese che corrispondono ai criteri precedentemente inseriti. Se non appare la propria impresa, cliccare sul link di accesso alla registrazione manuale: appaiono tutti i dati inseriti, cliccare su “conferma”.
  5. Inserire una password in una schermata con il proprio nome utente (da segnarsi) e accettazione delle condizioni del disclaimer; quindi cliccare su salva.
  6. Il sistema invia un’e-mail, da aprire per cliccare sul link. La fase di registrazione è completata.

La fase di registrazione non consente ancora di operare sul mercato elettronico della Pa. Bisogna effettuare l’abilitazione attraverso la propria area personale, alla quale è possibile accedere dopo aver effettuato la registrazione.

Al termine della Registrazione, si ottiene un codice utente e la password per passare alla fase successiva (Abilitazione), accedere al tuo Cruscotto, ricevere la Newsletter Acquisti in Rete.

Procedura di abilitazione di un singolo operatore

I passi in cui è articolata la procedura sono i seguenti:

  1. Forma di partecipazione: in cui devi indicare la forma di partecipazione con cui intendi richiedere l’ammissione al bando del Mercato elettronico.
  2. Scelta Categorie, aree di consegna e inserimento a catalogo: in cui devi scegliere la categoria merceologica d’interesse, le aree di consegna dei prodotti/servizi, le aree merceologiche di interesse e inserire il catalogo.
  3. Gestione utenti: in cui puoi gestire gli utenti che possono prendere parte alla procedura di ammissione e definire le relative autorizzazioni.
  4. Dati dell’azienda e dichiarazioni necessarie: in cui devi fornire informazioni relative alla tua azienda e rilasciare le dichiarazioni richieste.
  5. Amministrazioni dell’impresa e assetti societari: in cui devi fornire informazioni relative al Legale Rappresentante, agli Amministratori e indicare le Quote societarie dell’impresa.
  6. Documento di Partecipazione ed eventuali allegati: in cui devi allegare i documenti da inviare a Consip.
  7. Conferma e Invio: in cui accedi al riepilogo dei dati e procedi all’invio della domanda.

MEPA: istruzioni, novità e guida all'uso del portale acquisti PA

Passo 1 – Forma di partecipazione

Selezionare la forma di partecipazione con cui intendi presentare la domanda di abilitazione, scegliendo tra le categorie dei soggetti ammessi al mercato elettronico.

Se si intende presentare l’offerta come singolo operatore economico, selezionare dal menù l’indicazione corrispondente e poi SALVA E PROCEDI per accedere al passo successivo.

Passo 2 – Scelta categorie, aree di consegna e inserimento a catalogo

Una volta individuate e selezionate le categorie presenti in elenco, cliccare su “Aggiungi”. La/e categoria/e indicata/e appariranno nel box sottostante “Categorie selezionate”.

Procedere nella compilazione di:

  • Aree geografiche di interesse: sono le aree di consegna dei tuoi prodotti/servizi ovvero quelle nelle quali ritieni di poter operare. Potranno essere modificate in qualsiasi momento, anche successivamente all’approvazione dell’abilitazione e senza dover ripetere la procedura di abilitazione.
  • Aree Merceologiche di interesse: rappresentano le aree merceologiche in cui esprimi il tuo interesse a operare in un settore merceologico della Categoria di abilitazione. Potranno essere modificate in qualsiasi momento, anche successivamente all’approvazione dell’abilitazione senza dover ripetere la procedura di abilitazione.

NB: non tutte le categorie di abilitazione prevedono la compilazione delle schede di catalogo. Se è previsto il catalogo, cliccare sulla freccia in corrispondenza di “Compila il catalogo” per avviare l’inserimento dell’offerta.

In caso contrario, occorre semplicemente cliccare su Salva e Procedi per andare direttamente al passo successivo.

Se si clicca su Compila il catalogo, selezionare “Inserisci una nuova offerta”.

Nella pagina successiva apparirà l’elenco delle schede di catalogo associate alla categoria di abilitazione. Scegliere la scheda di catalogo di interesse, selezionarla e inserire nella tabella che appare le informazioni richieste.

La tabella riproduce la struttura degli attributi specifici richiesti dalla relativa scheda tecnica riportata nel Capitolato tecnico.

Per accedere al passo successivo, al termine delle operazioni, selezionare ESAMINA E INVIA.

Dopo aver valorizzato la scheda tecnica si apre la seguente schermata:

Da questa pagina si può inviare al sistema la scheda di catalogo e creare il catalogo da pubblicare.

Passo 3 – Gestione utenti

Questo passo permette di gestire/modificare tutti gli utenti autorizzati a compilare la procedura (Legali Rappresentanti o Operatori di impresa) nonché di presentare la domanda di abilitazione in forma congiunta.

Una volta selezionato il Passo “Gestione Utenti”, si aprirà una schermata che consente di effettuare diverse operazioni che permettono di gestire/aggiungere altri utenti associandoli all’impresa.

Per autorizzare un nuovo utente tra quelli registrati per l’impresa per consentirgli di compilare la domanda di abilitazione dell’impresa, selezionare il nominativo dal menù a tendina e cliccare su “Aggiungi utente”. Dopo aver aggiunto l’utente, si può decidere di delegarlo ad operare su questa procedura cliccando su “Assegna”.

Passo 4 – Dati dell’Azienda e Dichiarazioni necessarie

Indicare le seguenti informazioni:

  • dati identificativi dell’impresa
  • sede legale dell’impresa
  • dati del registro imprese
  • situazione personale rilevante ai fini della partecipazione
  • dichiarazione relativa al rispetto delle norme per il diritto al lavoro dei disabili
  • dichiarazione in merito alla tipologia di impresa
  • dichiarazione ai sensi dell’art.80 del d.lgs. n. 50/2016 sulle cause di esclusione
  • sportello impresa (nel caso in cui sia stato fornito supporto da uno sportello)
  • informazioni necessarie ai sensi della legge n. 136/2010 sulla tracciabilita dei flussi finanziari negli appalti

I dati saranno visibili soltanto per le Amministrazioni ordinanti a seguito della stipula di un contratto (derivante da un Ordine Diretto o dall’aggiudicazione di una Richiesta di Offerta). Si possono modificare queste informazioni in qualsiasi momento anche dopo l’abilitazione accedendo al Cruscotto, senza dovere ripetere la procedura di abilitazione.

Passo 5 – Legali Rappresentanti, Amministratori e Quote Societarie

Completare le informazioni relative al Legale Rappresentante e inserire i dati relativi ad Amministratori e Quote societarie dell’impresa.

Il sistema identifica in automatico l’utente che ha avviato la procedura come Legale Rappresentante dell’Impresa.

Successivamente, indicare come sono ripartite le quote dell’impresa (la somma delle quote societarie deve essere pari al 100%).

Passo 6 – Documento di abilitazione ed eventuali allegati

Il Passo 6 consente di generare, firmare e allegare i documenti da inviare a Consip.

Per generare il documento pdf di abilitazione, selezionare la freccia nella colonna “Generazione”.

Selezionare il nome del file per effettuare il download del modulo e, all’apertura della finestra, cliccare su SALVA (e non su “Apri”) per salvarlo sul tuo computer.

Prima di continuare, firmare il modulo con la firma digitale, senza modificare il nome del file. A questo punto, selezionare SFOGLIA per caricare il modulo firmato digitalmente nel sistema e poi ALLEGA.

Per il caricamento dei documenti, ciascun operatore economico ha a disposizione una capacità pari alla dimensione massima di 20 MB, oltre la quale non è garantita la tempestiva ricezione degli stessi.

Domanda di Abilitazione: è un documento obbligatorio, generato automaticamente dal sistema sulla base delle informazioni inserite e dalle dichiarazioni rilasciate nel corso della procedura. A pena di inammissibilità, questo documento deve essere sottoscritto con firma digitale dal legale rappresentante dell’operatore economico (o persona munita di comprovati poteri di firma la cui procura, in caso di procuratore i cui poteri non siano riportati sulla C.C.I.A.A., dovrà essere prodotta nell’apposita sezione del Sistema denominata “Eventuali procure”).

Sezione “Eventuale documentazione amministrativa aggiuntiva”: in questa sezione è possibile allegare ulteriore documentazione utile alla valutazione della Domanda di Ammissione (es. Verbale CDA, Statuto, etc.).

Passo 7 – Conferma e invio

La procedura si può concludere inviando a sistema i documenti relativi alla domanda di ammissione, riepilogati nelle tabelle sottostanti.

Selezionare “INVIO” per inviare a Consip la richiesta di Abilitazione.

La data e l’ora di ricezione della Domanda di Abilitazione sono tracciate sul sistema. A conclusione della procedura di invio della domanda di ammissione, viene visualizzato l’elenco della documentazione e l’elenco dei bandi del mercato elettronico per i quali si è avviata la procedura.

La domanda di Abilitazione sarà presa in esame da Consip che, valutata l’idoneità della richiesta in merito ai requisiti soggettivi ed oggettivi prescritti dal bando di abilitazione, provvederà ad approvarla, rifiutarla o a chiedere ulteriori chiarimenti e/o integrazioni.

Al termine delle attività di valutazione, verrà inviata una comunicazione visualizzabile nei messaggi provenienti “Dal Sistema” presenti del Cruscotto personale. Questo messaggio informa sullo stato della domanda.

Nel caso in cui Consip chieda ulteriori chiarimenti e/o integrazioni, invierà una comunicazione di riassegnazione della domanda. Accedere dal Cruscotto in “Abilitazioni e Gare” >“Abilitazione al MePa” > “Bozze in Composizione” > seleziona il Bando di interesse > cliccare su “Gestione iniziativa” per visualizzare il riepilogo della domanda di ammissione compilata.

Nel caso in cui Consip approvi la domanda di abilitazione, l’utente riceve apposita comunicazione, per cui procedere alla firma del catalogo (ove previsto) effettuando i seguenti passi: accedere dal Cruscotto in “Abilitazioni e Gare” >“Abilitazione al MePa” > “Bandi a cui hai partecipato” > selezionare il Bando di interesse > cliccare su “Gestione iniziativa” > cliccare su “PDF da firmare”. Sarà necessario firmare ogni catalogo inviato per ciascuna Categoria di abilitazione (che prevede la compilazione di un catalogo) selezionata al Passo 2 della medesima procedura di abilitazione.

Le informazioni rilasciate durante la procedura costituiscono dichiarazioni che dopo 12 mesi dovranno essere rinnovate. Il rinnovo dovrà essere richiesto tramite la funzione “Modifica/rinnovo dati impresa” disponibile sul cruscotto del Legale rappresentante.

Comunicazioni

Nel menù a sinistra è a disposizione una funzione per gestire le tue comunicazioni con Consip.

Selezionando l’apposito pulsante COMUNICAZIONI, l’utente può inviare una richiesta di chiarimenti/informazione e consultare l’elenco delle comunicazioni inviate e ricevute.

Dal Cruscotto:

Selezionare “Abilitazione al MePA” nella sezione “Abilitazioni e Gare”

Andare su “Bandi a cui hai partecipato” oppure “Bozze in composizione” a seconda dello stato in cui si trova la procedura di abilitazione

Scegliere il pulsante Comunicazioni

Selezionando il pulsante “Invia richiesta Chiarimenti”, si può richiedere eventuali informazioni complementari e/o chiarimenti sul contenuto del bando e durante tutta la procedura di abilitazione.

Le risposte ai chiarimenti inviati saranno disponibili nella sezione “Comunicazioni ricevute”.

Errori più comuni

Gli errori più comuni si possono raggruppare in 5 categorie principali:

  1. registrazione senza abilitazione
  2. compilazione errata del catalogo
  3. scelta di keywords sbagliate
  4. mancanza di rinnovi
  5. consultare le rdo solo dai messaggi personali

1) Registrazione senza abilitazione

L’errore iniziale è registrarsi senza completare l’abilitazione. Per il MEPA, se ci si è registrati e si sono ricevute le credenziali per email, occorre necessariamente completare l’iscrizione passando per la fase 2: l’Abilitazione.

Per accertarsi di avere l’abilitazione, occorre autenticarsi al portale acquistinretepa.it con le credenziali ricevute in fase di registrazione. Se in alto a destra, accanto al proprio nome si legge LEGALE RAPPRESENTANTE vuol dire che si è abilitati e quindi visibili alla Pubblica Amministrazione.

Se invece si legge REGISTRATO vuol dire che la procedura si è fermata alla registrazione base, oppure che il processo di abilitazione iniziato non si è completato.  In CATEGORIE SELEZIONATE e STATO PARTECIPAZIONE si può verificare la possibile causa del mancato completamento tra le seguenti:

1A) NON INVIATA IN COMPOSIZIONE si può verificare in due casi:

  • quando la compilazione dei sette passi di abilitazione non è stata completata.
  • quando la domanda di abilitazione è stata inviata, ma la commissione del bando dopo averla ESAMINATA ha riscontrato degli errori. Nelle note all’interno della Gestione dell’Iniziativa si leggerà “riassegnata” con la motivazione del rifiuto.

1B) IN VALUTAZIONE INVIATA: la domanda è stata inviata, ma occorre attendere ancora che la commissione la esamini, se l’esito sarà positivo dopo 3/5 giorni si riceve da firmare digitalmente il file in PDF del catalogo inserito al passo 2 della domanda di abilitazione.

1C) PDF DA FIRMARE INVIATA: quando la domanda ha superato l’esito della commissione, e occorre firmare digitalmente il PDF del catalogo inviato dalla commissione del bando. NB: il processo di abilitazione prevede due firme, una al passo 6 della procedura di abilitazione, e la seconda a seguito dell’esame della commissione quando si inoltra il PDF del catalogo.

Solo se si legge ABILITATA INVIATA, si ha la certezza che tutti i processi sono completati, c’è l’abilitazione e la visibilità alle Amministrazioni.

2) Compilazione errata del catalogo

Il catalogo può essere compilato sia direttamente via Web e sia attraverso un inserimento massivo dei prodotti o servizi da vendere attraverso un file excel precompilato. La compilazione del catalogo richiede la consultazione del capitolato tecnico dei bandi a cui si è abilitati. All’interno del capitolato tecnico si possono recuperare tutte le informazioni e le regole che consentiranno di decifrare i campi da riempire e i vari metaprodotti (o categorie di prodotti) da inserire.

Una volta compilato il catalogo, occorre firmarlo con la firma digitale e inviarlo a CONSIP.

Le integrazioni richieste verranno elaborate dalle ore 20.00 alle ore 6.00 e quindi andranno in pubblicazione il giorno successivo all’inserimento.

Appena pubblicato il catalogo (o offerta) la Pubblica Amministrazione sarà in grado di trovare i prodotti inseriti e fare i relativi ordini. E’ molto importante descrivere i propri prodotti in modo corretto.

3) Scelta di parole chiave sbagliate

La scelta delle chiavi da inserire nella descrizione dei metaprodotti è fondamentale per essere trovati dalla Pa. Dentro il MEPA non esistono solo le frasi chiave e i prodotti sono spesso cercati dalle Pubbliche Amministrazioni anche per:

  • nome del fornitore
  • codice articolo fornitore

4) Mancanza di rinnovi

Tutta la documentazione e le abilitazioni vanno rinnovate ogni sei mesi e ogni aggiornamento della situazione aziendale o del prezzario va comunicato tempestivamente e rifirmato ogni volta con la firma digitale.

Scadenziario dei rinnovi:

  • Abilitazione: va rinnovata ogni 6 mesi attraverso IL RINNOVO DELL’AUTOCERTIFICAZIONE, se non lo si fa entro 180 giorni dalla scadenza l’abilitazione sarà REVOCATA.
  • Catalogo: dipende dal bando di riferimento, ma in media va rinnovato una volta l’anno, anche se non è cambiato nulla, per evitare che Consip cancelli le offerte.
  • Fatturazione Elettronica: ogni 6 mesi va eseguito il rinnovo dell’adesione, altrimenti non si potrà più emettere fatture.

5) Consultare le Rdo solo dai messaggi personali

Per consultare e rispondere alle Rdo, il percorso più corretto si trova nel CRUSCOTTO > NEGOZIAZIONI MEPA. Da qui si possono:

  • vedere tutte le Rdo, mentre nei messaggi personali non vengono notificate quelle con procedura aperta;
  • applicare dei filtri di ricerca non presenti nella sezione dei messaggi personali;
  • consultare un menù delle gare a cui il fornitore è stato invitato, le gare aggiudicate, le gare archiviate, le gare a cui si è partecipato partecipato ecc.

Per maggiori informazioni si può consultare la Guida per l’abilitazione del fornitore ai Bandi MEPA

oppure chiamare il numero verde MePa per la Pubblica Amministrazione 800 753 783.

Segnaliamo inoltre che Consip ha pubblicato sul sito internet www.acquistinretepa.it il manuale d’uso completo che descrive la procedura di abilitazione a tutti i Bandi del Mercato Elettronico della P.A. – Bando Beni, Bando Servizi, Bandi Lavori di Manutenzione – dei seguenti operatori economici:

  • consorzio fra società cooperative di produzione e lavoro/Consorzio fra imprese artigiane (D. Lgs. n. 50/2016, art.45, comma 2, lett. b);
  • consorzio stabile (D.Lgs. n. 50/2016, art.45, comma 2, lett. c);
  • rete di impresa (D.Lgs. n. 50/2016, art. 45, comma 2, lett. f);
  • GEIE (D.Lgs. n. 50/2016, art. 45, comma 2, lett. g).

La guida può costituire uno strumento di ausilio per gli operatori economici interessati a partecipare alle procedure negoziate e/o alle trattative private lanciate sul mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA).

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