Registratori di cassa e POS: come adeguarsi al nuovo obbligo dal 1° gennaio 2026
La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto una novità significativa per tutti gli esercenti in Italia: dal 1° gennaio 2026 scatterà l’obbligo di collegare i registratori di cassa telematici agli strumenti di pagamento elettronico (POS).
Questo intervento normativo rientra in un ampio pacchetto di misure volto al contrasto dell’evasione fiscale e all’incremento della trasparenza dei dati sulle transazioni commerciali.
Perché questa novità è importante?
L’obbligo di collegamento nasce dall’esigenza dell’Agenzia delle Entrate di disporre di informazioni più complete e affidabili sulle vendite, sia in contanti sia tramite pagamenti elettronici. Tradizionalmente, il registratore telematico memorizza e trasmette i corrispettivi giornalieri, mentre il terminale POS gestisce i pagamenti con carta o altri strumenti elettronici.
L’integrazione di questi due mondi consente di:
- Avere dati più accurati sulle transazioni effettuate;
- Ridurre il rischio di evasione attraverso omissioni o distorsioni;
- Favorire una gestione fiscale e amministrativa più moderna e digitale;
- Offrire al cliente un’esperienza di pagamento più sicura e trasparente.
Questa misura, quindi, non riguarda solo gli aspetti tecnici dei dispositivi, ma si inserisce in una strategia di lungo termine volta a migliorare la compliance e l’efficienza fiscale.
Come funziona il collegamento tra POS e registratore di cassa
Contrariamente a quanto potrebbe sembrare, il nuovo obbligo non richiede necessariamente un collegamento fisico diretto tra POS e registratore di cassa. Il punto centrale è la registrazione e l’abbinamento dei dispositivi attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.
Elementi chiave del processo:
- Censimento e registrazione dei dispositivi:
Ogni POS e registratore telematico deve essere censito e registrato nell’area riservata del portale. Per questo è fondamentale avere a disposizione gli identificativi univoci dei dispositivi. - Associazione tra POS e registratore:
Tramite l’apposita funzionalità online, l’esercente o il suo intermediario delegato (ad esempio il commercialista) può abbinare ogni POS al corretto registratore telematico. Questo processo non richiede un collegamento fisico diretto: ciò che conta è la corretta associazione dei codici identificativi nel sistema dell’Agenzia delle Entrate. - Trasmissione dei dati:
Una volta associati, i dati relativi alle transazioni elettroniche verranno aggregati e trasmessi all’Agenzia in modo sicuro e conforme alle specifiche tecniche indicate nel Provvedimento n. 424470 del 31 ottobre 2025.
Tempi e scadenze da rispettare
L’obbligo decorre dal 1° gennaio 2026, quindi è essenziale che tutti gli esercenti si adeguino entro quella data per evitare sanzioni. Secondo le indicazioni ufficiali, per i dispositivi già in uso al 1° gennaio 2026, si potrà usufruire di un termine di 45 giorni dalla disponibilità del servizio online per completare la registrazione e l’associazione.
In pratica, gli esercenti devono:
- Accertarsi che i registratori di cassa e POS siano regolarmente censiti;
- Registrare gli identificativi di ciascun dispositivo nell’area riservata AdE;
- Effettuare l’associazione entro i termini di legge;
- Mantenere aggiornati dati e abbinamenti in caso di variazioni o nuovi dispositivi.
Le sanzioni per chi non si adegua
Le conseguenze per chi non rispetta il nuovo obbligo sono rilevanti e meritano la massima attenzione:
- Sanzione amministrativa di €100 per ciascuna trasmissione non effettuata, con un limite massimo di €1.000 per trimestre.
- Estensione della sanzione per omissione della memorizzazione o trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici.
- Possibile sanzione da €1.000 a €4.000 per mancata installazione o mancato collegamento dei dispositivi, equiparata alla violazione dell’obbligo di emissione dello scontrino fiscale.
Queste misure non sono pensate per penalizzare gli imprenditori diligenti, ma per incentivare un comportamento fiscale corretto e omogeneo tra gli operatori economici.
Consigli pratici per le imprese
Per affrontare correttamente questa novità, ecco alcuni suggerimenti utili:
- Verifica dell’hardware e software: assicurati che tutti i tuoi registratori di cassa telematici e terminali POS siano aggiornati e supportino la registrazione dei codici identificativi richiesti.
- Censimento tempestivo: se hai più punti vendita o unità locali, censisci tutti i dispositivi in uso nel portale “Fatture e Corrispettivi”.
- Affidati a un intermediario competente: un commercialista o un consulente specializzato può gestire le operazioni di registrazione e associazione, evitando errori e ritardi.
- Formazione interna: informa il tuo staff sulle scadenze e sulle nuove procedure per garantire una transizione fluida.
Il collegamento tra registratori di cassa e POS rappresenta un passo importante verso una digitalizzazione fiscale più profonda e una maggiore trasparenza nei dati di vendita. Mentre alcuni potrebbero percepire questa misura come un onere in più, si tratta in realtà di un’opportunità per modernizzare la gestione delle transazioni e rafforzare la compliance fiscale dell’impresa.
Adeguarsi per tempo non solo evita sanzioni, ma può anche migliorare l’efficienza operativa e la qualità dei dati gestionali della tua attività. Se non l’hai ancora fatto, è ora di iniziare!
